Blog

Focus voor ondernemers

“Focus” een simpel woord; bestaande uit vijf letters. Wel een erg belangrijk woord. Focus betekent volgens Van Dale: “het zich concentreren op één bepaald punt”.
Je hoort het meestal voor het eerst in de eerste klas van de basisschool: “Zij heeft weinig focus”. Daarna blijf het woord je achtervolgen met soms het woord “weinig” ervoor en soms met het woord “genoeg”.

Tegenwoordig lees ik het nog vaker; op Facebook, Twitter, Instagram en/of LinkedIn. “Je moet focus hebben.” ”Focus!” ”Zorg voor meer focus.”

Ik heb zelf het woord focus als woord van de maand september benoemd. Met de boodschap dat ik ervoor kan zorgen dat je je meer focust. Namelijk door ondersteuning bij secretariële, administratie en social media werkzaamheden. Zodat de ondernemer daar niet meer aan hoef te denken en zijn/haar focus kan leggen op de corebusiness. Verschillende dingen aan je hoofd doordat je zoveel moet doen, is namelijk één manier om je focus kwijt te raken.

Andere manieren om je focus kwijt te raken zijn natuurlijk de social media: een leuk berichtje op Facebook met een melding aangekondigd, een mooie foto, een WhatsApp van de voetbalclub, een nieuw LinkedIn verzoek en zo zijn er nog veel meer. Daarnaast kunnen we ook worden afgeleid door telefoontjes, collega’s of postbodes (voor de thuiswerkers). En ook gewoon gedachtes aan andere dingen dan werk halen je makkelijk uit je concentratie.

Als je uit je concentratie bent gehaald, kost het altijd tijd om weer de flow van je werk te vinden. Ook al kan je nog zo goed schakelen tussen verschillende activiteiten.

Heb ik altijd mijn focus, word ik nooit afgeleid? Natuurlijk heb ik niet altijd mijn focus en word ik ook afgeleid. Gelukkig maar; ben ik toch gewoon een mens.

Maar ik kan je wel enkele tips geven om die focus te houden.
– Zet de telefoon op stil of nog beter leg hem gewoon weg, uit je buurt. Heb je hem nodig om iemand te bellen of wacht je op een belangrijk telefoontje: zorg er dan voor dat je geen verbinding meer hebt en hem alleen op de ouderwetse manier gebruikt: als telefoon; Belangrijk telefoontje geweest; telefoon op stil en laat de voicemail zijn werk doen.
– Werk je thuis? Zorg ervoor dat je dan ook echt thuis werkt; geen wasjes draaien, personen in huis duidelijk vertellen dat je aan het werk bent en dat ze niet elke vijf minuten kunnen storen. Geen pakketjes laten bezorgen op de uren dat je aan het werk bent;
– Ruim je werkplaats op; geen rommel = geen afleiding;
– Pieker gedachtes? Verwijs ze naar het piekeruur, bijvoorbeeld tussen zeven en acht ’s avonds. Elke keer als er een gedachte komt zeg je tegen jezelf: Oké, ik weet dat je er bent, vanavond luister ik naar je. De kans is trouwens groot dat er dan tussen zeven en acht er niks meer te piekeren valt.
– Zet de wekker en werk 25 minuten geconcentreerd aan een taak. Neem dan vijf minuten rust en geniet van hetgeen je al af hebt gekregen. Werk daarna weer 25 minuten, dan weer 5 minuten rust en genieten van je resultaat. Doe dit voor 2 uur lang en neem dan een langere pauze van ongeveer 15 minuten. Op deze manier krijg je veel gedaan en kan je af en toe ook even lekker ontspannen.

Heb je meer tips nodig? Wil je je nog alleen nog focussen op je corebusiness? Of gewoon zin om hier met mij over te praten? Laat het me weten; ik drink graag een kop thee met je.

Er toch weer ingevallen…

Nee, ik heb het nu niet over die vele telefoontjes of e-mails waar ze je van alles en nog wat aansmeren en beloven. Waar dan achteraf blijkt dat het toch niet is wat ze hadden gezegd. Ik heb het nu over een valkuil waar ik geregeld intuimel. Ja, geregeld.

Het gaat nu over acquisitie en de vergissing die ik nu al een paar keer heb gemaakt. Er zijn vele vormen van acquisitie en ook vele goede trainingen om deze vormen te leren. Netwerken is een van die vormen waar ik wel in geloof.

Nu vind ik netwerken erg leuk; ik vind het interessant om nieuwe mensen te ontmoeten en te horen waar ze mee bezig zijn. Soms lukt het mij zelfs om mensen aan elkaar te koppelen. Maar altijd kom ik vol inspiratie terug van netwerkbijeenkomsten. Ook de andere vormen van acquisitie vind ik leuk; zoals blogs schrijven of bezig zijn met social media.

Kortom, ik heb geen hekel aan acquisitie en ik ben er ook niet bang voor. Dat laatste wil ik graag benadrukken aangezien ik veel advertenties van trainingen voor acquisitie zie, die er op wijzen dat ik er wellicht bang voor ben.

Je zou nu kunnen denken dat ik er dan ook veel mee bezig ben. Aangezien ik het ook leuk vind, maar nee. Helaas niet. Ik doe het veel te weinig. Namelijk als ik het druk heb met werkzaamheden voor mijn opdrachtgevers, sla ik regelmatig een netwerkbijeenkomst over of stel ik het schrijven van een blog uit. Want ik moet het werk dan af hebben of ik heb andere zaken die ik voor laat gaan. Ik kan dit in mijn ogen doen omdat ik op dat moment lekker druk heb en geen tijd voor nieuwe opdrachtgevers. En daar ga ik dus de fout in.

Elke ZZP’er weet dat opdrachtgevers komen en gaan. Dat is juist een van de leuke maar ook moeilijke dingen die er zijn voor elke zelfstandige. Om te voorkomen dat er een tijd komt, waarin je niks te doen hebt, is het handig (belangrijk) dat je opdrachten blijft krijgen. Dat er een stroom is. Deze stroom had ik, er kwamen regelmatig opdrachten binnen. Maar toen hield de stroom op; dat kan gebeuren. En ik maakte mezelf geen zorgen omdat ik het nog druk genoeg had. En nog steeds deed ik niet veel aan acquisitie. Ik werd een beetje lui op dit gebied.

Totdat ik een telefoontje kreeg van een opdrachtgever waarin ik te horen kreeg dat de werkzaamheden nu zoveel werden dat men liever een vaste kracht op kantoor had vijf dagen in de week. Heel logisch en diep in mij had ik dit ook zien aankomen.

Toen ging eindelijk dat stemmetje in mij spreken. Zoiets van: zou je niet eens weer wat meer aan acquisitie gaan doen? Want langzamerhand is dat wel weer nodig. Beter nu beginnen voordat het echt noodzakelijk wordt. Aangezien iedereen weet dat acquisitie begint met zaaien en daaruit kunnen dan mooie dingen komen.

Ik keek deze week naar een webinar over hoe je een ideaal bedrijf kan runnen en wat je daarvoor moet doen. Er werden (zoals vaker met webinars) enkele open deuren ingetrapt. Maar degene die nu al een paar dagen in mijn hoofd zit, is dat de focus van je bedrijf moet zijn: het binnenhalen van klanten!

En daar is niks mis mee. Het is helaas niet zo, dat de opdrachtgevers vanzelf komen ook al ben je goed in je werk. Ze moeten wel weten dat je er bent. Deze schop onder mijn kont had ik vooral nu weer eens nodig en ik ga er nu voor zorgen dat ik hem niet nog eens krijg.

Hopelijk heb ik hiermee andere geïnspireerd om dit aspect van het ondernemen weer eens onder de loep te nemen en het gewoon te doen!

Een freelancer is nooit ziek!

Vandaag zou ik het met jullie willen hebben over ziek zijn als ZZP’er en dan niet over hele ernstige ziektes of over verzekeringen hiervoor. Maar over de gewone huis-, tuin-, vervelende griep. Vaak hoor of lees ik van andere ZZP’ers: “wat moet ik doen als ik ziek ben, ik heb deadlines die ik niet kan halen, wat nu?” Eigenlijk altijd denk ik dan, ziek is ziek. Als je ziek bent, kun je helaas niets meer doen. Dan houdt het gewoon op. Maar, ik ben er achter gekomen dat het niet zo gewoon is….

Wat namelijk niet zo heel vaak voorkomt, gebeurde toch: ik werd ziek: flink verkouden; last van keel en neus noem maar op. Het begon op dinsdag. In eerste instantie werkte ik gewoon door, want ik had geen koorts. Geen koorts is werken (volgens een van mijn principes). Ondertussen kreeg ik wel commentaar van thuis; doe rustig aan, neem een middagje vrij. Maar het ging  nog, dus werkte ik door.

Echter, ’s avonds werken deed ik maar eventjes niet en ook het sporten ging helaas niet meer. Maar het werken nog wel. Dacht ik.

Ondertussen begonnen ook opdrachtgevers die ik aan de lijn had, te zeggen; misschien slim om eventjes wat rustiger aan te doen. Echter, er moesten dingen af en ik had nog steeds geen koorts. Dus verder. Maar de inname van paracetamol was wel noodzakelijk.   En ook op tijd naar bed.

Op donderdag begon toch het besef te komen, dat ondanks dat ik geen koorts had, het zo niet heel lang meer door kon gaan. Ik voelde gewoon dat het slechter ging. Mijn hoofd bleef maar bonken. Gelukkig was er toen een stemmetje in mij die zei: “doe het hoogst noodzakelijke en meer niet”. Zo gezegd zo gedaan: de hoogste prioriteiten afgehandeld die dag en de rest doorgeschoven naar de volgende week (want die bestond ook nog). En vrijdag de opdrachtgevers laten weten dat ik nu echt geveld was (wat ook zonder koorts blijkbaar kan) en dat ik hoopte maandag er weer te zijn. Natuurlijk was dit voor niemand een probleem. Behalve voor mij, ik kon moeilijk afstand nemen. Uiteindelijk wel gedaan (ik had geen keuze meer) en heb ik lekker uitgerust op de bank waardoor ik er maandag weer was.

Maar hoe pak ik dit een volgende keer dan nu aan? Ik denk toch dat ik eerst probeer zoveel mogelijk nog te doen; totdat het echt niet meer gaat. Dus eigenlijk zoals hierboven beschreven. Ik ben namelijk hardleers en eigenwijs…

Wat zou ik dan nu andere ZZP‘ers aanraden die dit overkomt? Zeg je afspraken buiten de deur af; doe als het kan alleen het hoognodige; heb je deadlines, vraag of een collega ZZP‘er je kan helpen of neem contact op met je opdrachtgever en legt de situatie uit. Wellicht kan er meer dan je denkt. En onthoud: ziek is ziek. Heel vervelend soms, maar wel waar.

Eigenlijk wel een goed advies; misschien ga ik het dan toch zelf ook wel opvolgen als het weer voorkomt…

Een dag uit het leven van een freelance officemanager – 21 september 2016

’s Morgens eerst mijn zonen om 8 uur naar school. Daarna aan de slag voor een opdrachtgever (nummer 1): werken aan een online CRM systeem (adressenbestand). Echter, er moesten ook nog afspraken gemaakt worden voor deze opdrachtgever, dus die eerst gedaan en daarna werken aan het CRM.

Om 09:15 in de auto voor een afspraak in Bussum voor werkoverdracht voor een nieuwe opdrachtgever (nummer 2). Afspraak liep uit (45 minuten), maar was zeer nuttig en gezellig. Onderweg naar huis gebeld of er iemand thuis was aangezien mijn jongste zoon met een vriendje zo thuis zou komen. Gelukkig was mijn man al thuis, dus ik kon doorrijden naar de drukker waar ik posters en ander materiaal voor een opdrachtgever (nummer 3) moest ophalen en ook meteen maar langs de postbus gereden voor deze opdrachtgever.

Thuisgekomen, bleken we een lekkage te hebben in de badkamer en kon ik meteen de lunch maken zodat mijn man de lekkage kon verhelpen). Aangezien ik om 13:00 gebeld zou worden door een opdrachtgever (nummer 1) in verband met het CRM, besloot ik maar mijn lunch staand op te eten. De opdrachtgever belde uiteindelijk niet, maar stuurde een e-mail met de discussiepunten waarop ik kon reageren (liefst vanmiddag).

Terwijl ik met mijn reactie bezig was, ging opeens de telefoon. Een opdrachtgever (nummer 3); het hotel waar ik die avond zou gaan slapen in verband met een opdracht in Eindhoven, had geen kamers voor ons voor woensdagnacht maar voor donderdagnacht geboekt. Gelukkig was er al een ander hotel gevonden, maar of ik iedereen op de hoogte wilde brengen. Dus het werk van opdrachtgever (nummer 1) werd aan de kant geschoven en ik begon met bellen en mailen.

Na een klein uurtje was alles weer geregeld en kon ik weer eventjes verder met mijn werk waar ik mee bezig was. Ik zou namelijk zo een skype gesprek krijgen met een opdrachtgever (nummer 4). Opeens bleek mijn laptop (waar ik altijd mee skype) niet meer te werken. Hij wilde niet meer opstarten. Uiteindelijk heb ik het gesprek gevoerd met de telefoon in de ene hand en een pen om notities te maken in de andere hand. Ook dit gesprek duurde langer dan gepland. De laptop werd daarna snel naar beneden gebracht met de woorden “Hij doet het niet meer en hij moet vanavond werkend mee, kan jij alsjeblieft dit oplossen?”

Opeens was het kwart over vijf en had ik nog een kwartier over voordat we zouden eten en had ik meer werk dan dat ik in dat kwartier af zou krijgen.

En wat doe je dan? Normaal gesproken zou ik na het eten doorgegaan zijn (niet echt gezellig voor het gezin, maar soms kan het niet anders). Echter, ik moest die avond nog naar Eindhoven en ik had nog niet ingepakt of wat dan ook. Dus ’s avonds werken zat er niet in. Na een diepe zucht, mijn agenda erbij gepakt, prioriteiten gesteld en een nieuwe planning voor de komende dagen en week gemaakt.

Ik kon rustig gaan eten, daarna inpakken en vertrekken naar Eindhoven met een gemaakte laptop (tip als een computer zegt dat hij moet updaten, moet je dat wel een keertje doen…).

Als je nieuwsgierig bent wat ik in Eindhoven heb gedaan, kan je naar mijn Facebookpagina https://www.facebook.com/uwofficemanager.nl/ voor de foto’s.